Webinar zaakgericht werken JOIN
Op deze website zijn diverse instructievideo’s beschikbaar voor het zaakgericht werken in Decos JOIN. Per video wordt een proces binnen de applicatie behandeld.
Workshop voor beginners
In deze workshop worden instructievideo’s uiteengezet die van belang zijn wanneer u moet werken en registreren in JOIN. In deze instructievideo’s komen onder andere de opbouw van het programma, de opbouw van de schermen, het aanmaken van zaken, documenten en mails en het doorzoeken van het systeem aan bod.
Workshop voor gevorderden
In deze workshop worden instructievideo’s uiteengezet die gevorderde gebruikers van JOIN onder andere kunnen helpen bij het snel zoeken, de bestuurlijke besluitvormingen en draaien van overzichten.
Zaakgericht werken
1. Wat is zaakgericht werken?
Zaakgericht werken helpt gemeenten om de dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Voorheen werden documenten per dossier opgeslagen. Bij het zaakgericht werken wordt er gekeken naar processen in plaats van mappen/dossiers. Elk proces dat u uitvoert wordt een nieuwe zaak. Een zaak is dus altijd een proces met een begin en eindpunt.
2. Waarom zaakgericht werken?
Er zijn diverse redenen om zaakgericht te werken.
- Voldoen aan wet- en regelgeving (denk aan archiefwet, wet hergebruik overheidsinformatie en wet digitale toegankelijkheid);
- Digitalisering van processen;
- Het geeft de mogelijkheid om slimmer samen te werken;
- Het geeft de mogelijkheid om processen sneller te laten verlopen;
- Het geeft de mogelijkheid om apparaat en plek onafhankelijk te werken;
- Door de logging in het systeem kan verantwoording worden afgelegd (bijvoorbeeld bij juridische conflicten);
- Uniform en gestructureerd werken wordt mogelijk gemaakt.
3. Hoe verloopt het proces?
Het zaakgericht werken betekend dat elk proces een eigen zaak heeft. Binnen deze zaak kunnen de documenten worden aangemaakt en/of opgeslagen. Er zijn twee mogelijke routes om een zaak te starten en behandelen. Enerzijds kan DIV een ingekomen stuk registreren en de zaak in uw werkbak zetten. Anderzijds kunt u zelf een proces initiëren en zelf de zaak aanmaken. Zie de afbeelding hiernaast. In de beginnerscursus wordt door middel van een instructievideo verdere uitleg gegeven over dit schema. Door hieronder op ‘klik hier om het schema te downloaden’ te klikken kunt u het schema in PDF-formaat downloaden.
Rik Duijmelinck
Adviseur Telengy Management & Advies
‘Zaakgericht werken met een praktische insteek’
Mijn naam is Rik Duijmelinck en ik werk voor Telengy Management & Advies. In de periode van juli 2019 tot en met januari 2020 heb ik bij de gemeente Kapelle meegeholpen bij de implementatie van Decos JOIN. In deze periode ben ik bezig geweest met het geven van diverse trainingen en het adviseren rondom de inrichting van Decos JOIN. Middels deze website en de beschikbare instructievideo’s geven we daar een vervolg aan.